Poti sa cresti cu 400% in 10 ani? Lista “magica” si 3 pasi pentru o intalnire eficienta

07.07.2014 | De Lorand Soares Szasz | Productivitate si Time Management

Un domn pe nume Ben Duffy avea o mica firma de publicitate si se gandea cum sa o creasca.

De cativa ani buni, urmarea un client important, pe care stia ca daca-l va castiga, firma lui va avea viitorul asigurat.

Dupa ce a incercat de mai multe ori sa treaca de secretara, a obtinut intalnirea cu CEO-ul.

(am scris mai demult un articol „Cum sa treci de secretara?”, poti sa vezi trucurile despre care am scris AICI)

A cerut o sedinta de o ora.

A obtinut doar 30 de minute.

Apropo, poti sa te consideri norocos daca ceri o sedinta de 1 ora si obtii 15 minute. 🙂

Un raport Tropman arata ca mai mult de 50% din timpul de munca al unui manager este petrecut in sedinte.

Imi amintesc ce mi s-a intamplat intr-o sedinta cu o clienta veche. 

Era atat de presata de timp, incat atunci cand am inceput sa vorbesc, a intors clepsidra pe care o avea pe birou. 🙂

M-am simtit ca un sportiv care alearga maratonul si nu are dreptul sa bea apa.

Dar sa revenim la povestea noastra.

Lista “magica” pentru o intalnire eficienta

Ben Duffy era entuziasmat si nu voia sa piarda aceasta sansa.

In seara dinaintea intalnirii, a stat si s-a gandit:

Cum ar fi daca ar scrie 10 lucruri pe care CEO-ul ar vrea sa le stie despre mica lui firma de publicitate?

Zis si facut.

Iti dezvalui imediat ce era pe lista.

S-a dus timid la intalnire, au schimbat politeturile de rigoare si au discutat la inceput generalitati.

Apoi, a reusit sa se relaxeze si a prins curaj.

Ben Duffy i-a spus:

– Stiti, am stat ieri dupamasa si m-am gandit la 10 lucruri pe care ati vrea sa le stiti despre mine si firma mea.

A scos foaia de hartie si a pus-o pe masa.

Clientul a zambit si i-a spus:

Ce interesant…si eu am stat ieri dupamasa si m-am gandit la 10 lucruri pe care ar fi bine sa le stii despre firma mea.

Duffy a zambit si el.

Au facut schimb de liste si… ghici ce?

Spre surprinderea lor, 7 din 10 puncte erau comune.

Iata cele 10 lucruri pe care Ben Duffy le-a inclus in lista lui “magica”.

Poti sa le aplici si tu cand pregatesti o intalnire de afaceri:

– obiectivul si directia firmei

– o lista cu 12 valori: ale lui Duffy, ale firmei sale si ale clientilor sai

– 3 USP-uri (oferte unice de vanzare) relevante pentru client

– 3 activitati pe care le desfasoara firma zilnic (la ce se pricepe cel mai bine)

– un colaj cu referintele si testimonialele clientilor

– rezultatele detaliate din cele mai eficiente campanii ale agentiei

(punctele din lista ta pot fi diferite, acesta este doar un model)

Cei doi au salvat o gramada de timp.

Pentru ca au facut schimb de liste.

Cele 30 de minute, care la inceput pareau putine, au fost suficiente pentru o intalnire eficienta si productiva.

De atunci, mica firma de publicitate n-a mai fost mica. 🙂

Astazi este unul dintre cele mai cunoscute lanturi de publicitate din lume.

Este vorba de BBDO, cu sediul central la New York.

Are 15,000 de angajati si 289 de birouri in 81 de tari.

In 10 ani, cifra de afaceri le-a crescut de la 50, la 200 de milioane de dolari.

Mai precis, cu 400%.

Creeaza campanii de publicitate pentru clienti ca Pepsi, AT&T, Starbucks, Mercedes-Benz.

Iti vine sa crezi ca totul a pornit de la o intalnire bine pregatita? 🙂

Cand am aflat aceasta idee, am vrut neaparat sa o aplic si in afacerea mea.

Pe masura ce am testat, mi-am dat seama ca:

Fie ca e vorba de o vizita scurta, o sedinta cu un potential client sau o negociere de contract, sa pregatesti intalnirea face diferenta.

In Business Mastery gasesti tehnici concrete ca sa pregatesti intalniri productive.

Doar ca aceste intalniri sunt complexe.

Si nu se incheie intr-o zi.

Pentru ca sunt intalnirile tale cu lumea de afaceri.

Si doar tu poti sa decizi cat de mult merita sa-ti investesti timpul in propria educatie.

3 trucuri ascunse cand pregatesti intalnirile de afaceri

1.  Gandeste in scris.

Iti recomand sa iti organizezi ideile pe hartie inainte sa mergi la sedinta.

Iti va salva timp si te va ajuta sa ai o directie asupra discutiei.

2. Cerceteaza clientul.

Asta poate include sa verifici un website.

Sau sa conduci pana la biroul lui cu o zi inainte.

Daca stii de dinainte unde vrei sa ajungi, te vei simti mai confortabil in ziua intalnirii.

3. Pregateste un portofoliu personalizat.

E bine sa ai la tine un portofoliu care sa includa cateva din proiectele tale, care ar putea fi relevante pentru client.

Bineinteles, nu uita de cartile de vizita sau de mostrele de produse.

3 pasi care-ti vor aduce rezultate chiar si cu cel mai „inspaimantator” client

1. Pune-te in papucii clientului si imprumuta-i ochelarii. 🙂

Ce vreau sa spun e sa privesti lucrurile prin ochii clientului si sa fii empatic.

De cele mai multe ori, oamenii se simt bine cand vad ca sunt intelesi.

Stephen Covey spunea in cartea „Cele 7 obiceiuri ale oamenilor eficienti”:

“Intelege-i prima data pe ceilalti si apoi fa-te inteles pe tine.”

2. Asculta mai mult decat vorbesti.

Intreaba-ti clientii despre directia si obiectivele lor.

Astfel, vei sti inca de la inceput cum poti sa-ti aliniezi propriile interese cu ale lor.

De exemplu, daca pentru tine este importanta onestitatea, afla cat de repede daca este aceasta o valoare si pentru cealalta parte.

Daca da, interesele se aliniaza.

Daca nu, s-ar putea sa apara conflicte pe parcurs.

Ca sa valorifici la maxim o intalnire, se recomanda sa gasesti optiunea prin care ambele parti pot castiga.

Situatiile castig-castig cultiva relatiile de afaceri pe termen lung.

Putem realiza acest lucru daca invatam sa comunicam in sistemul de valori al celuilalt.

Insa, ca sa aflam sistemul de valori, e bine sa ascultam mai mult decat vorbim.

3. Fii pregatit sa oferi preturi exacte si contracte partial completate.

Daca primesti intrebari legate de pretul produsul sau serviciul tau, iti recomand sa ai pregatite informatiile si ofertele speciale.

Unii oameni sunt extrem de proactivi si vor sa actioneze pe loc.

Daca esti nepregatit si stabilesti o intalnire de follow-up, s-ar putea sa se razgandeasca.

Imi amintesc de o intamplare haioasa (dar trista) cu o prietena care voia sa-si vanda casa.

Ca sa obtina un pret mai bun, s-a apucat sa zugraveasca si sa redecoreze.

O vecina de-a ei a vazut ca are casa de vanzare si a intrebat-o daca poate sa vina sa o vada, pentru ca voia sa o cumpere.

Prietena mea i-a spus sa mai astepte pana trece weekend-ul, pentru ca momentan redecoreaza.

Ce s-a intamplat in urmatoarea zi de luni?

Potentiala clienta cumparase deja o alta casa.

Si prietenei mele i-a luat inca 3 luni pana sa o poata vinde.

Cum bine banuiesti, a vandut-o la un pret mult mai mic decat oferta initiala a acelei cliente.

Bineinteles, asta este un caz fericit de client proactiv care vrea sa cumpere.

Dar ce am vrut sa subliniez cu aceasta paranteza este sa fii pregatit cu preturi exacte, oferte si contracte.

Sa nu ingreunezi procesul de vanzare fara motiv.

Ai prins ideea. 🙂

Acum, te invit sa-mi scrii un comentariu mai jos:

Care e cel mai important lucru pe care-l faci tu cand pregatesti o intalnire de afaceri?

Gandesti in scris?

Cercetezi clientul?

Pregatesti portofoliul?

Sau un alt punct?

Cu bine,

Lorand (care isi pregateste temeinic intalnirile) Soares Szasz