10 pasi ca sa nu pierzi timp si bani cu sedintele
04.10.2017 | De Lorand Soares Szasz | Productivitate si Time Management
Ti s-a intamplat vreodata sa stai intr-o sedinta care pare sa nu se mai termine si sa te gandesti: Ce pierdere de vreme! Si multe sedinte chiar asa sunt. Timp pierdut, pentru ca la final concluziile arata ca mai e nevoie de o alta sedinta maine sau saptamana viitoare 🙂
Dar sedintele (inutile) nu sunt doar o pierdere de timp, ci si de energie si, mai ales, de bani. Un studiu recent arata ca sedintele costa afacerile americane 37 de miliarde de dolari in fiecare an. Cat pierd firmele romanesti cu sedintele? Poti sa faci un calcul simplu in afacerea ta: ia fiecare om care participa la sedinta si aduna sumele cu care sunt platiti pe ora. Acum gandeste-te daca ai mai face sedinta 🙂
Vestea buna este ca exista tehnici care sa te scuteasca sa pierzi timp si bani cu sedinte fara rezultate. Iata cum poti sa organizezi o sedinta eficienta in 10 pasi:
1. Chiar e nevoie de o sedinta?
Gandeste-te la ce ti-am spus mai sus, la cat te costa de fapt sedinta. Merita sa o faci? E chiar un subiect atat de important? Esti sigur ca nu se rezolva cu un mail?
2. Invita doar persoanele relevante.
Daca ai trecut de punctul 1 si ai decis ca intr-adevar e nevoie sa faci sedinta, e momentul sa decizi cine trebuie sa participe la ea. Nu are niciun rost sa tii toata echipa in sedinta o ora, daca problema priveste doar un departament. Asadar, invita-i doar pe acei oameni din firma care au vreo legatura cu subiectul si pot sa contribuie la solutie. Nu vrei sa vezi oameni plictisiti in jurul mesei, nu-i asa?
3. Stabileste durata.
Estimeaza cat se poate de precis de cat timp ai nevoie pentru sedinta. Daca poti sa rezolvi discutia in 15 minute, nu stabili o durata de 30 de minute sau o ora. Legea lui Parkinson spune ca “Munca se extinde pentru a umple timpul alocat indeplinirii ei“. Adica sedinta o sa tina o ora daca asta e timpul alocat, chiar daca nu e nevoie decat de 30 de minute pentru ea. Ca sa eviti prelungirea inutila a sedintelor scurte, iti recomand sa le tii stand in picioare. S-a dovedit ca asa zisele stand-up meetings sunt mai eficiente si mai productive, si evident, mai scurte.
4. Stabileste orarul.
Iesi in evidenta cu o ora neobisnuita ca sa tii sedinta. In loc sa inceapa la 8, pune-o la 8:05 sau la 8:35. Asa, cu siguranta oamenii o sa o tina minte si o sa fie si mai vizibil in calendarul lor.
5. Comunica foarte clar scopul si durata.
Asigura-te ca participantii la sedinta stiu foarte bine care este subiectul discutiei si cat timp aveti la dispozitie. Nu iti doresti sa pierzi prea mult timp la inceput ca sa explici de ce va aflati in sala de sedinte. In plus, daca au aceste informatii dinainte, se pot pregati mult mai bine si pot sa vina cu idei valoroase pentru solutionarea problemei.
6. Incepe la timp, nu accepta intarziati.
Chiar daca ai pus ora de incepere la 9:50, nu inseamna ca ai facut-o ca sa incepi la 10. Nu, nu este o marja de eroare pentru cei care obisnuiesc sa intarzie. Incepe la timp si sanctioneaza intarzierile nejustificate. Asa echipa o sa invete sa fie disciplinata.
7. Stabileste regulile de desfasurare a sedintei.
Stii si tu cat de frustrant este cand participantii vorbesc unii peste altii, se intrerup sau incearca sa-si impuna punctul de vedere ridicand tonul. Ca sa eviti ca asta sa se intample si sedinta sa se prelungeasca inutil sau sa nu ajungeti la concluziile dorite, iti recomand sa prezinti de la inceput regulile. Da, e nevoie de reguli. Le explici clar ca toata lumea va avea ocazia sa vorbeasca si ii incurajezi sa isi noteze ideile si intrebarile ca sa le aduca in discutie la momentul stabilit pentru asta.
8. Mentine focusul pe scopul sedintei.
Probabil asta e cel mai greu pas. De multe ori discutiile tind „s-o ia pe aratura”. Daca vrei ca sedinta sa fie productiva asigura-te ca nu exista distrageri. Stiu ca multi prefera sa isi ia laptopul la sedinte si mai citesc un mail, mai completeaza un raport. Nu vrei asta, ci ii vrei pe oameni concentrati pe sedinta. Asa ca e mai bine ca sedintele sa ramana old-school, cu agenda si pixul in mana pentru notite.
9. Stabileste actiuni, responsabili si deadline-uri.
Nu lasa concluziile in aer. Ati gasit solutia? Stabileste ce o sa faceti exact ca sa implementati, cine e responsabil si pana cand o sa faca ce e nevoie sa faca. Asigura-te ca toata lumea a inteles ce are de facut si ca e capabil sa duca la bun sfarsit sarcina. Intreaba-i de ce resurse si ajutor au nevoie, daca e cazul.
10. Follow-up.
E un pas pe care multi il neglijeaza, desi este foarte important. Nu te culca pe o ureche dupa ce sedinta este gata. Fii sigur ca responsabilii isi indeplinesc sarcinile si te anunta de desfasurarea lucrurilor.
Sper ca ti se par utili acesti pasi si o sa te ajute sa fii mai productiv. Sunt curios, sedintele pe care le organizezi tu, sau la care participi, cum sunt? Mi-ar placea sa imi scrii in comentarii.
De asemenea, daca stii si alte metode prin care sa eficientizam sedintele, m-as bucura sa le impartasesti sub articol. Iti multumesc 😉
Cu prietenie,
Lorand (care vrea sa fii cat mai productiv) Soares Szasz