10 IDEI pentru un birou curat
21.07.2014 | De Lorand Soares Szasz | Productivitate si Time Management
De curand, am achizitionat pentru colegii mei, cateva laptopuri de la Apple.
Un motiv a fost pentru ca iubesc Apple si ultima tehnologie.
Dar iubesc si simplitatea.
Consider ca ei transmit aceasta simplitate si ordine.
In plus, vreau sa creez un spatiu de birou simplu, curat si profesionist.
Sa reflecte imaginea afacerii noastre.
O data cu achizitia laptopurilor, am facut si cateva reguli noi in ceea ce priveste organizarea biroului.
In acest articol iti voi spune 10 idei de organizare pe care am ales sa le implementez la noi “acasa”.
Devine o provocare mai ales daca ai o echipa mare. 🙂
Cum reusesti sa pastrezi un spatiu de lucru curat si ordonat?
In primul rand, prin exemplul personal.
Apropo, poza de la articol este chiar din biroul meu. 🙂
In al doilea rand, faci cateva reguli usor de urmat.
Noi am stabilit ca, la fiecare sfarsit de zi, birourile sa ramana curate.
Fara hartii, fara laptopuri, fara pixuri aruncate.
Angajatilor mei le place cand vin dimineata la birou si incep ziua cu o masa curata.
E ca un cearsaf proaspat spalat in care ti-e mai mare dragul sa te intinzi.
Dar ca sa-ti organizezi mai bine spatiul, iti recomand sa ai sertare.
Personal, nu-mi place sa am multe hartii pe masa.
Imi transmite o stare de haos si imi da senzatia ca am mult de lucru.
Asa ca ascund foile in sertare si le iau doar cand am nevoie. 🙂
Un prieten are o vorba: Cum stau lucrurile in jurul tau asa stau lucrurile si in capul tau.
Iata ce altceva mai poti face:
1. Fa cumparaturi selectiv.
Doar pentru ca ceva e nou, de ultima tehnologie, nu inseamna ca are un loc pe biroul tau.
M-am gandit mult inainte sa cumpar laptopuri pentru angajatii mei.
Dar pentru ca stiam ca este o investitie pe termen lung si imi place sa-i invat prin exemplu, nu am ezitat sa iau aceasta decizie.
Daca faci cumparaturi selectiv, vei crea un birou select care sa reflecte cine esti.
Mai bine sa nu cumperi, decat sa cumperi si sa arunci.
Intreaba-te daca acea achizitie te face cu adevarat fericit.
Eu m-am intrebat daca ii va face pe colegii mei fericiti…
Ce crezi?
2. Pozitioneaza-ti biroul cu fata catre un spatiu deschis.
Este indicat ca privirea sa nu-ti fie blocata de un perete.
Daca ai in fata ta un spatiu deschis si aerisit nu te vei simti sufocat.
Poate te gandesti ca pozitionarea biroului cu fata la perete te ajuta sa nu fii distras de la taskul la care lucrezi.
Insa de multe ori, un birou pozitionat cu fata la perete nu stimuleaza creativitatea in gandire, chiar daca iti ofera intimitate.
3. Creeaza un spatiu care sa te inspire.
Probabil ca si tie ti s-a intamplat sa ai nevoie de o pauza si sa nu poti sa te ridici de pe scaun pentru ca esti in mijlocul unui task important…
Totusi, stiai ca exista un lucru pe care poti „sa-l ridici”?
Poti sa-ti ridici privirea.
Si daca vezi ceva ce-ti place, te vei energiza automat.
De exemplu, daca iti plac cartile, poti amenaja o biblioteca la care sa aiba acces si colegii tai.
Poate ai suveniruri si obiecte cu semnificatie personala.
Poate ca ai obtinut calificari sau premii in domeniul in care activezi.
Poti crea „un coltisor” cu acestea.
Cand iti vei ridica privirea, acest colt, iti va reaminti de valoarea pe care ai creat-o si te va motiva sa mergi mai departe.
Noi am creat in birou, un dreamchart cu dorintele tuturor angajatilor.
E inspirational sa te uiti din cand in cand la el si sa-ti reamintesti unde tinteste fiecare.
4. Pastreaza pe birou un lucru pe care-l iubesti.
Poate fi o poza cu familia, flori sau un suport cu cartile de vizita.
Eu am o poza cu scumpa mea sotie, recipientul cu apa alcalina, caietul cu To Do List, 1-2 carti pe care le citesc, un glob pamantesc, doi cactusi si Biblia.
Apropo, stiai ca s-au facut studii la NASA care au concluzionat ca anumite plante absorb undele electromagnetice?
Cactusul, de exemplu, absoarbe radiatiile, caldura si substantele chimice generate de device-uri.
L-am pus langa laptop.
5. Creeaza o lege care sa guverneze biroul.
Cand spun lege ma refer mai mult la un angajament personal pe care ti-l iei fata de tine.
De exemplu: “In acest birou, nu voi avea nimic din ce ma poate face nefericit”.
Data viitoare cand vezi teancuri de hartii pe birou, vei sti ca locul lor nu e acolo si le vei elimina mai usor.
6. Imparte obiectele pe clase.
In acest fel este mai usor sa stii ca:
Daca vrei o carte, mergi doar la biblioteca.
Daca vrei acte si contracte, mergi doar la sertarul de acte.
Daca vrei tableta si pointerul de prezentari, mergi in coltul high tech.
Cred ca nu mai e nevoie sa-ti spun cat de util e sa nu ai cabluri in care sa te incurci.
Un sistem cat mai wireless te ajuta in acest sens.
7. Creeaza un sistem de arhivare.
Ca tot veni vorba de sisteme.
Mie imi place sa creez sisteme.
Si am facut un sistem ca sa evitam hartiile neorganizate.
Gandeste inainte sa apesi butonul de Print.
Daca printezi, arhiveaza/sorteaza.
Daca nu le arhivezi si nu le sortezi, recicleaza.
Daca nu le reciclezi, refoloseste.
Prin acest sistem creezi o cultura organizationala responsabila si ghidezi gandirea colectivului spre un trai sustenabil.
8. Rezerva-ti 5-10 minute zilnic pentru a face ordine.
Aici intra si ordinea de pe birou, dar si cea din mediul virtual.
La nivelul subconstientului, daca ai un Inbox gol, sortat pe foldere, iti va da un sentiment de ordine.
„Cum stau lucrurile in jurul tau asa stau lucrurile si in capul tau.”
Iar Inboxul face parte din jurul tau.
Vei evita zilele in care nu poti gasi documente/emailuri din cauza ca nu ti-ai facut timp sa le ordonezi.
Ti-am pregatit un material pe care il voi lansa in curand in care iti dezvalui magia emailului si cum sa-l folosesti inteligent. 🙂
9. Creeaza o „Cutie pentru suflet”.
Am numit-o asa pentru ca aici poti pastra lucrurile cu adevarat speciale.
De exemplu, felicitarile de aniversare sau desenele copiilor tai.
Poate ca primesti scrisori de multumire de la clienti.
Sau poate ca ai primit o simpla nota de multumire de la un coleg.
Cutia pentru suflet le poate tine ascunse pe toate.
Si numai tu vei sti ce este in „sufletul tau.” 🙂
10. 3+1 tool-uri utile pentru organizare.
Cand am fost intrebat care sunt cele 3 unelte indispensabile pentru organizare m-am gandit la toate instrumentele pe care pot scrie + un „instrument” care scrie pentru mine.
A. Agenda
Cred ca intr-o lume a tehnologiei, cea mai mare provocare e sa ne tinem minte parolele si sa ne sincronizam informatiile pe diferite device-uri.
Folosesc un soft simpatic care-mi permite sa accesez toate conturile de pe orice device.
Colegii mei folosesc LastPass.
B. Post-it-uri si notite
Le adun pe toate in Evernote ca sa nu uit niciun task.
Incerc pe cat posibil sa evit post-it-urile de hartie deoarece nu-mi place sa le vad imprastiate pe birou.
Plus ca se pot pierde usor.
C. Caietul cu to do list-ul
Nu pot sa lucrez fara el.
Daca nu am scris pe hartie ce am de facut, o sa fac ce imi iese in cale, dar nu ce trebuie. 🙂
In plus, pentru fiecare task prioritizez ce este important vs urgent.
+ 1 Asistenta
Cred ca e evidenta alegerea.
Asistenta e cea care ma salveaza de multe ori.
Este foarte important pentru mine sa nu mai raspund la toate telefoanele si email-urile.
3 elemente de organizare pe care iti recomand sa le ai
1. Caietul cu To Do List
2. Biblioteca
3. Laptopul si telefonul
3 lucruri pe care e bine sa le eviti la birou
1. Televizor
2. Arhiva cu acte
3. Imprimanta/fotocopiator (ca sa nu te deranjeze zgomotul)
Ce mai am in birou? …
Am o colectie intreaga de semne DO NOT DISTURB adunate de la hoteluri. (fac colectie 🙂 )
De la fiecare hotel la care ma cazez, iau acest semn cu mine.
Cand nu vreau sa fiu deranjat, aleg unul din colectie si-l pun pe usa. 🙂
Cateodata, colegii mei se amuza de ele, dar un lucru e cert.
Niciodata nu m-au deranjat.
Probabil ai mai citit o gramada de articole despre organizarea biroului.
Poate stiai deja aceste lucruri.
Dar adevarul e ca…
Nu poti spune ca stii ceva pana cand nu aplici acel ceva.
Spune-mi…
Tu ce idee ai alege sa aplici pentru un birou mai organizat?
Lasa-mi un comentariu mai jos. 🙂
Cu drag,
Lorand (adeptul birourilor ordonate) Soares Szasz