[GUEST POST- Diana Crisan] Management performant in situatii de criza

24.03.2020 | De Lorand Soares Szasz | Consultanta in Afaceri

Cand a aparut nebunia provocata de Corona Virus, am rugat-o pe Diana Crisan, cea care a condus firma mea timp de ani de zile prin cele mai bune momente ale firmei dar si prin cele mai dificile, sa fac o schita cu pasii pe care ar trebui sa ii faca un lider in aceasta perioada. 

Diana este consultant independent in acest moment si lucreaza cu antreprenori care au echipe intre 3 si 500 de persoane. 

Eu credeam ca o sa faca o schita, ea a scris un fel de manual. Ce urmeaza sa citesti, s-ar putea sa iti salveze afacerea in urmatoarea perioada.

Articol scris de Diana Crisan, consultant pentru antreprenori si manageri

Sa fii un manager performant in situatii de criza e adevaratul tau test ca lider!

Majoritatea firmelor intra in faliment nu pentru ca nu mai au bani, pentru ca nu au vanzari, pentru ca nu au clienti sau pentru ca a intervenit un virus, ci pentru ca managementul in situatiile de criza este haotic si deficitar. Liderul se pierde, actioneaza emotional, impulsiv, ia decizii dupa feeling si nu dupa cifre, este usor influentabil, ignora oportunitati si uite asa ajunge dupa o scurta perioada sa se aleaga “praful” de tot business-ul. 

Cred cu tarie ca managementul in situatii dificile e capitolul cel mai important din “manualul” unui lider. Business-ul si omul cresc puternic din provocari, din situatii dificile. Iar in aceasta perioada tensionata, cu schimbari semnificative de la o zi la alta, actiunile liderilor vor conta cel mai mult. Nu virusul ne va conduce spre o criza puternica economica, ci reactiile liderilor din fiecare business. Fiecare actiune iti va determina nivelul propriei tale crize. 

Si vine cu multe aceasta criza pentru companii: schimbari bruste de planuri, investitii facute “ieri”  irelevante in acest moment, munca de acasa (necunoscuta multora), roluri schimbate, oameni concediati etc. Dar nici nu realizam ca pe cate dezavantaje si minusuri aduce criza asta, pe atatea oportunitati si atatea beneficii ne daruieste. Si cei care vor cauta beneficiile si oportunitatile sunt cei care vor prospera in perioada urmatoare. 

Asa ca, iti las mai jos 3 pasi macro, esentiali de management pentru aceasta perioada, cu actiuni concrete de facut in business:

I.Echilibreaza-ti emotiile si gaseste-ti directia. 

Nu poti sa ii ajuti pe ceilalti pana nu te ajuti pe tine. Este prima regula si cea mai importanta din toata strategia de management in situatii de criza, culmea si cea mai ignorata. 

Degeaba reactionezi repede, daca tu nu esti pregatit sa mergi catre echipa intr-o forma sanatoasa. Nu uita, esti si tu om, chiar daca poate ai deja mai multe experiente tip “criza” in spate. Suntem construiti anatomic, sa reactionam “brut” intr-o situatie de panica. 

E suficient sa simti un pericol in jurul tau si ti se activeaza amigdala cerebrala (zona din creier responsabila de supravietuire). E dovedit stiintific ca in aceste momente, pierdem controlul “etajelor superioare”, cele ale ratiunii, ne scade drastic empatia si incepem sa vedem si sa proiectam pericole in jurul nostru chiar si unde nu e cazul. 

Cand amigdala devine “regina”, corpul blocheaza anumite zone din creier si din corp si pompeaza sange catre zonele care sunt direct responsabile de supravietuire. Si uite asa ajungem la  “back to basics” si nu intr-un sens pozitiv. Cel mai important intr-un management de criza este sa iesi tu din aceasta situatie si sa te reconectezi cat mai mult cu zonele din creier care se ocupa de ratiune si de creativitate, sa gasesti energia cea mai buna pentru un lider si oportunitatile din jur.   

Asa ca, primii pasi sunt urmatorii:

1.Fa ceva care sa te ajute sa iti reiei calmul: retrage-te intr-un loc unde te poti auzi si unde te poti conecta cu tine. Du-te in natura (daca poti afara sa intri in contact cu altii si daca mai este permis cand citesti acest articol), fa o meditatie, fa o sedinta de coaching, alearga, joaca-te cu copilul tau, fa orice actiune care te ajuta sa iti muti focusul de pe panica pe o stare de echilibru. 

2. Gaseste-ti surse validate si relevante de informare pentru situatia de criza. Pentru a se linisti, creierul are nevoie de informatii (este una din primele metode pe care le abordeaza ca sa isi linisteasca panica). E foarte important sa iti aduni datele, sa cunosti detaliile imprevizibilului ca sa poti sa vezi oportunitatile si sa stii ce actiuni iei. Dar este si mai important de unde iti iei aceste informatii. Valideaza sursele!

3. Fa un brainstorming despre care sunt beneficiile situatiei si care ar fi oportunitatile. Scopul nu este sa gasesti solutia magica (desi de cele mai multe ori, gasesti idei geniale), ci sa incepi sa schimbi reactiile chimice din corpul tau. 

II. Fa o sedinta cu toata echipa in care sa linistesti apele, sa resetezi obiectivele si sa oferi o noua perspectiva

Intr-o perioada de criza, in care oamenii sunt nevoiti sa isi schimbe chiar si mediul de lucru si sa lucreze de acasa, prima senzatie este ca “totul e diferit acum”. Oamenii nu mai inteleg ce a ramas din ce aveam planuit, ce mai e valabil, care sunt asteptarile managerului de la mine in aceasta perioada. Asa ca, fa o sedinta cu toata lumea (online daca deja sunteti acasa) in care sa le prezinti urmatoarele aspecte:

1.Care este realitatea si cum ne influentiaza pe noi (financiar si strategic). Aici cel mai important este sa prezinti cateva date interne raportate la partea financiara. Una din cele mai mari frici din aceasta perioada este ca firmele vor intra in faliment si ca ei vor ramane fara job-uri. Prezinta scurt, clar si concis, cum e situatia financiara pentru voi, cate luni puteti sa supravietuiti, chiar si in situatii extreme si ce solutii de back-up pregatite aveti deja. Ca sa te asculte mai departe e nevoie sa le calmezi cea mai mare frica.  Si oricum ar fi situatia, oamenii vor aprecia transparenta si calmul tau mai mult ca orice. Vor fi pregatiti sa te asculte mai departe.

2. Comunica cu echipa care sunt obiectivele si asteptarile pentru aceasta perioada. In situatii de criza obiectivele si asteptarile au alte nuante si din pacate, majoritatea liderilor nu le comunica, au senzatia ca toata lumea stie care e situatia. Si ghici ce? Unde nu umpli tu cu claritate, se umple cu “telenovele”- fiecare va merge ghidat de frici si isi va decide propriul film. Spune-le ce se schimba si resetati impreuna obiectivul principal pentru urmatoarea luna. Setati obiectivele pe doua saptamani, maxim o luna pentru ca astfel, veti putea sa aveti controlul business-ului, sa lucrati focusat si sa cautati oportunitati continuu.

3. Faceti un brainstorming despre cum va reinventati pe nevoile clientului. Cel mai important acum este sa cautati impreuna oportunitatile. Porniti de la nevoia actuala a clientului si adaptati unele produse/servicii pentru situatia de azi. Intreaba-ti clientul, el poate sa iti ofere cele mai rapide si valoroase nuante. Nu uitati, cele mai mari oportunitati stau in detalii si in readaptare la momenul potrivit.

4. Setati impreuna care este cel mai important rezultat si cel mai important KPI (criteriu de performanta) pentru business in urmatoarea perioada. Vor fi multe de facut si mai greu de mentinut focusul in special daca nu ati mai lucrat de acasa niciodata. Asa ca, stabileste “steaua polara” in business, ca sa stie fiecare, ce decizii ia si pentru ce lucreaza in urmatoarele 2 saptamani sau o luna.

III. Stabiliti cum o sa va organizati in perioada imediat urmatoare: Ce tipuri de sedinte o sa aveti, cine participa, ce obiceiuri noi aveti, ce reguli noi aveti.

In situatii de criza, o parte din obiceiurile echipei se schimba, altele se pun pe pauza.  De cele mai multe ori, problema cea mai mare este ca nu ne adaptam, ramanem indragostiti de obiceiurile vechi si tinem cu dintii de ele doar pentru ca “asa am facut pana acum”. 

E nevoie sa vedeti exact, care sunt acele obiceiuri care va ajuta cel mai mult sa lucrati eficient in aceasta perioada. Este o oportunitate fantastica sa experimentati obiceiuri noi si sa va faceti un upgrade inclusiv la munca in echipa si la cultura organizationala. 

Ce este foarte important sa faci in perioada de criza (in special daca lucrati deja de acasa):

1.Programeaza o sedinta individuala cu fiecare manager/team leader si stabileste cu ei urmatoarele:

    • Care sunt asteptarile noi pentru el in aceasta perioada.
    • Cum poate sa ajute cel mai mult echipa/business-ul si care este cel mai important rezultat pe care trebuie sa il aduca pe termen scurt. 
    • Care este KPI-ul lui principal in aceasta perioada, cum il masoara si cum il raporteaza mai departe. 
    • De ce resurse are nevoie ca sa aduca acel rezultat pentru business si daca are nevoie de ajutor extra. 
    • Cum poate sa se organizeze acasa ca sa fie productiv. Probabil, in aceasta perioada, unul din cele mai importante subiecte de discutat. Nu uita ca rolul unui manager/antreprenor este sa ofere cele mai bune circumstante oamenilor din echipa sa performeze. Nu te astepta ca oamenii sa se autoguverneze singuri, nu te astepta ca ei sa fie la fel de productivi si sa isi gaseasca singuri solutia de a lucra eficient,chiar daca o parte vor face asta. Daca tu ai ocupat acest rol pana acum, vor astepta din reflex, sa apari. Asa ca, ajuta-l sa isi faca un plan de cum se poate organiza, ce program poate sa isi faca, sa isi stabileasca ce resurse i-ar creste productivitatea si focusul. Iar daca e nevoie sa ii cumperi un monitor, o tastatura sau alte materiale, crede-ma, merita din plin. 

2. Faceti sedinte zilnice. In perioada de criza este esential sa va intalniti zilnic, poate in unele cazuri chiar si de 2 ori pe zi, doar asa va asigurati ca mergeti cu totii spre acelasi obiectiv. Ce faceti in aceste sedinte? Anuntati KPI-ul principal si stadiul lui,  sarbatoriti micile reusite, progresul de la o zi la alta, mentionati fiecare daca v-ati bifat prioritatea de ieri, spuneti care este prioritatea “zero” a fiecaruia pentru acea zi, intrebati daca cineva are nevoie de ajutor si faceti un scurt brainstorming de 3-4 min in care cautati idei de cum sa profitati de oportunitatile din jur pentru a va atinge obiectivul. Atentie, e foarte important ca aceste sedinte sa nu dureze mai mult de 15 min. Daca sunteti prea multi, va impartiti in echipe mai mici de cate 6. Stabiliti un facilitator care sa noteze prioritatile fiecaruia intr-un document comun, astfel, a 2-a zi cand va vedeti poate sa zica repede fiecare daca a a bifat rezultatul sau nu.

3. Implementati regula de ajutor. Stabiliti intre voi, ca in aceasta perioada, in special daca lucrati de acasa, daca cineva se blocheaza si nu gaseste nici cum solutia la ce trebuie sa faca el, se opreste si isi suna “echipa de ajutor”.  Echipa de ajutor e formata din 1-2 colegi, care poate au informatii suplimentare despre subiect, au resurse extra sau pur si simplu cunosc subiectul si ar putea veni cu perspective diferite. Discutia dureaza 5-10 min maxim si aveti strict focus pe gasirea solutiei.  Unul din cele mai dese blocaje intr-o echipa este ca nu stim sa cerem ajutorul si lucram ca lupii singuratici. Si asta pentru ca 12 ani de zile, am fost invatati sa fim individualisti si sa lucram fiecare pentru interesul propriu, pentru notele noastre. In plus, la managementul de la distanta nu mai poti sa faci micromanagement si aceasta tehnica te ajuta sa controlezi viteza cu care mergeti spre obiectivul vostru. Astfel, va creste mult si nivelul de munca in echipa si conectarea oamenilor chiar daca sunt la distanta (pentru cei extrovertiti este un moment esential pentru motivarea lor).

4. Fa-le un minitraining managerilor tai despre cum gestionam si motivam eficient oamenii. Daca numarul echipei este mare, tu nu o sa poti sa faci toate cele de mai sus singur. Pregateste-ti managerii sa poata sa faca si ei la randul lor ce ai facut tu cu ei: claritate, asteptari, rezultat, KPI, metoda de productivitate acasa.

Sunt multe tehnici eficiente pe care poti sa le folosesti pe timp de criza, dar unele sunt esentiale. Actiunile de mai sus va pot ajuta sa stabilizati nebunia creata de criza si chiar sa aduceti o crestere importanta in business.

Va doresc mult succes si sanatate!

Diana Crisan 

——————————————————————————————

Daca si dupa citirea acestui articol simti ca nu stii exact care E urmatorul pas, cere ajutor!

Am rugat-o pe Diana sa accepte sa ofere ajutor acelor lideri care citesc blog-ul meu si simt ca un input din exterior poate sa fie vital in acest moment.

Ea te poate ajuta sa implementezi pasii din acest articol, dar mai ales sa stabilesti cel mai important rezultat pentru firma in aceasta perioada, indicatorul cel mai important (KPI) si metoda prin care sa-l masori. O sa te ajute sa te repui pe sine si sa fii liderul de care are nevoie firma in aceste momente. 

Pentru ca si timpul ei este limitat si nu poate sa ajute toate firmele, te rog sa raspunzi la intrebarile de mai jos daca vrei o ora gratuita de consultanta cu Diana. Ea va analiza raspunsurile date si va contacta acele firme pe care le poate ajuta in perioada urmatoare.

APLICA ACUM pentru o ora de consultanta gratuita cu Diana.

Lorand (care vrea sa ai acces la cei mai bun experti) Soares Szasz