[Guest Post, Arhivatorul] Digitalizarea sau de ce ai nevoie de un birou cu Zero Hârtii?

29.11.2019 | De Lorand Soares Szasz | Consultanta in Afaceri

Deși trimitem zilnic foarte multe emailuri, pun pariu că nu știi că aproximativ 77% din documentele de afaceri sunt generate și gestionate în format electronic.

Conform unor statistici din America, prin digitalizarea proceselor de lucru și a documentelor tipărite se pot reduce cu peste 70% costurile de tipărire, transmitere și păstrarea documentelor. Aceeași statistică spune că aproximativ 7.5% din documente se pierd, iar circa 3% sunt păstrate în alte bibliorafturi decât ar trebui, iar în cazul în care documentele se pierd generează un cost suplimentar de refacere de aproximativ 220 de USD.

În momentul de față, când ești obișnuit cu tipărirea contractelor pentru revizuire, tipărirea facturilor pentru contabilă, arhivarea documentelor în bibliorafturi, iar la ședințe iei cu tine agenda pentru notițe, sună ciudat că ai putea avea un birou cu Zero Hârtii, însă acest lucru chiar este posibil.

Poate fi o provocare, însă rezultatul va fi, cu siguranță, unul chiar mai bun decât așteptările. Avantajul major este că pe lângă faptul că îți eficientizezi munca, ai grijă și de mediu. 40% din consumul de lemn la nivel mondial este folosit pentru producerea hârtiei. Este un număr îngrijorător, ce poate fi redus prin doar câteva practici simple. Un birou ce se bazează pe conceptul de Zero Hârtii este un birou ce contribuie activ la protejarea mediului.

Trecerea de la un birou clasic la unul cu zero hârtii poate fi dificilă, dar dacă o faceți în echipă poate întări relația dintre membrii acesteia. Doar să țineți cont de faptul că tranziția trebuie făcută treptat, să nu vă afecteze munca de zi cu zi și în acord cu legislația asupra arhivării.

Concret să vedem cum se poate ajunge la un birou cu Zero Hârtii?

Fără agende și notițe. Aceste caiete de notițe pe suport de hârtie pot fi înlocuite cu ușurință cu aplicații în care se pot crea liste de sarcini, dar și descrieri ale proiectelor. Aceste aplicații pot fi deosebit de utile atât companiilor mici, cât și firmelor mari.
Fără email-uri sau teme de sedință pe hârtie. În locul printării materialelor necesare susținerii unei ședințe se pot folosi videoproiectoare sau ecrane conectate la computer, în acest fel prezentările vor fi mult mai interactive, iar participanții îl pot reține mai ușor. Aceste materiale se pot trimite ulterior pe mail sau se pot salva pe un sharepoint accesibil tuturor participanților.
Digitalizarea proceselor de lucru. Revizuirea unui contract, aprobarea unei facturi, casarea bunurilor unei companii înseamnă procese de lucru care implică crearea și transferul fizic al documentelor de la un departament la altul. Prin implementarea unui sistem de document management însă aceste procese pot fi gestionate electronic, cu o eficiență crescută.
Arhivarea în format electronic. Majoritatea hârtiilor dintr-un birou sunt acte ce trebuie prelucrate, revizuite, aprobate, iar mai apoi arhivate într-un mod cât mai eficient și mai ușor de gestionat, în conformitate cu prevederile legale. Care este cea mai ușoară cale de a arhiva astfel încât să se reducă numărul de hârtii? Arhivarea digitală, bineînțeles! Documentele sunt scanate, indecsate în funcție de solicitări și ulterior salvate într-un sistem de mape ușor de gestionat de către utilizatori.

Și atunci ca să sumarizăm, care ar fi avantajele unui birou cu Zero Hârtii?

În primul rând economisești spațiu. Hârtiile au nevoie de mult spațiu pentru a fi depozitate. Mai mult, pot aduna praf și pot fi astfel un pericol pentru persoanele sensibile. Dacă economisești spațiu, atunci evident cu un spațiu folosit mai eficient salvezi și bani pe care îi poți folosi pentru alte scopuri.

Trecerea la arhivarea documentelor pe suport digital poate ajuta o companie să economisească bani. Este dovedit că birourile care adoptă consumul redus al hârtiei sunt mai eficiente. Bugetul pentru hârtie, tonere, imprimante și suporturi pentru documente este redus. Timpul acordat prelucrării documentelor este și acesta redus, astfel angajații pot oferi suport pentru alte sarcini, în locul sortării și depozitării actelor.

Pe lângă faptul că economisești, ai grijă și de mediu. Ai acces rapid la documente. În mediul virtual îți ia doar câteva secunde să găsești un document, pe când în biblioraft câteva minute bune. Cel mai important aspect însă în cazul digitalizării este păstrarea în siguranță a datelor. Deși sistemele informatice pot fi ținta hackerilor, s-a dovedit că sunt mult mai sigure atunci când vine vorba despre siguranța documentelor. Hârtiile pot fi ușor sustrase sau distruse, fără să fie observate.

De asemenea, poate fi dificilă monitorizare documentelor importante pentru a nu fi copiate sau distribuite. În sistem digital, există o multitudine de soluții pentru ca accesul la documente să fie controlat în întregime. De exemplu, se pot seta diverse drepturi de acces și de editare, în funcție de responsabilitățile fiecărui job în parte.

Arhivatorul, Depozitul de Siguranta a dezvoltat un proiect unic în România, denumit Zero Hârtii, prin care asigură gestionarea tuturor documentelor sosite la o companie chiar din momentul sosirii lor și până la arhivarea acestora în format electronic.

În ce constă acest serviciu?

Pasul 1: Registratură

Preluăm documentele sosite la sediul companiei, sau pot fi trimise chiar din primul moment al colaborării la sediul Arhivatorul. Deschidem plicurile și cutiile aduse de curieri, sortăm conținutul lor (facturi, avize, devize, documente de personal), cu accent special pe prioritizarea documentelor cu regim special: urgențele și documentele confidențiale. Le alocăm un număr de înregistrare în format electronic, mai apoi scanăm cu aparat profesional, le etichetăm cu metadate și punem la dispoziția clientului. Softul de registratură poate fi conectat cu ușurință la sistemele de ERP sau CRM pentru prelucrarea facilă a documentelor.

Pasul 2: Setarea unor fluxuri de muncă

Dezvoltăm fluxuri de aprobare sau revizuire a documentelor în funcție de nevoile și specificul activității companiilor. Există multiple posibilități pentru aprobări paralele sau succesive, informări sau revizuiri, setarea unor drepturi de acces pe utilizatorți pe tip de date/documente, delegări și înlocuiri, protejarea datelor cu caracter personal. Există posibilitatea de a vedea versiunile și modificările făcute de alții, sau pot fi generate cash-flow-uri estimate pe baza contractelor introduse.

Pasul 3: Arhivarea fizică și în format electronic

Confom organigramei companiei se va stabili un Nomenclator Arhivistic care trebuie aprobat de subsidiara județeană a Arhivelor Naționale. Pe baza acestui Nomenclator companiile au obligația să păstreze fizic și electronic datele și documentele. Arhivatorul are trei centre logistice în toată țara unde putem arhiva documentele tale: în Luncani, jud. Cluj, în București și în Timișoara. Arhivarea în format electronic se realizează în diverse forme, adaptat nevoilor companiei: cu posibilitate de acces la datele doar în sistemul companiei, sau doar în sistemul Arhivatorul, sau cu accesare de pe mobil.

Pasul 4. Distrugere securizată

Arhivatorul este experțul, așa că noi selecționăm documentele ale căror termene de păstrare au trecut, iar pe baza aprobării companiei beneficiare le distrugem. Nu mai există costuri cu păstrarea lor, iar certificatul de distrugere confidențială asigură că acestea au fost distruse definitiv.

Pentru mai multe detalii accesează: zerohartii.ro