Arhivarea documentelor, un lucru la care nu te gandesti foarte mult pana te muti

14.10.2019 | De Lorand Soares Szasz | Consultanta in Afaceri

Acum cateva saptamani ne-am mutat cu sediul firmei. Vreau sa iti spun ca a fost o nebunie. De la un sediu de 550 de mp unde aveau sediul 5 firme, ne-am mutat intr-un sediu de 150 de mp unde are sediul o singura firma.

Cea mai mare provocare a fost sa reusim sa facem curat. Adica sa decidem ce luam si ce donam, vindem sau distrugem. Era evident ca nu poti pune tot ce este intr-un sediu de 550 mp intr-unul de 150. 🙂

Tin minte si acum momentul in care am intrat in biroul unde era departamentul de contabilitate. 5 birouri, 2 dulapuri imense si sute de dosare. Ulterior am descoperit ca mai aveam in 3 locuri prin sediu dosare cu acte contabile si alte hartii birocratice pe care suntem obligati prin lege sa le pastram.

Deja ma gandeam ingrozit cum o sa duc eu toate dosarele astea cu noi si mai ales, unde o sa le pun. 🙂

Atunci mi-am amintit de un client care la sfarsitul unui seminar mi-a spus ca a cumparat cursurile mele si ca a inceput sa isi creasca afacerea de arhivare. Si imediat s-au aprins beculetele. 🙂

Am scris un mail si am intrebat daca pot sa faca ceva cu dosarele mele. 🙂
Eram decis sa scap cumva de ele. 🙂

Ca sa scurtez povestea (long story short, cum zic americanii) am trimis peste 300 de dosare la arhivare la firma arhivatorul.ro si am ramas cu putin peste 10 dosare la birou. Facturile din ultimele 2 luni, contracte, hartii pe angajati si cam atat.

Am ales ca pe langa arhivare sa scanam si cateva documente importante pe care sa le putem accesa pe o platforma on-line pusa la dispozitie de arhivatorul in caz de nevoie.

Ei se ocupa de arhivarea documentelor, distrugerea lor in siguranta (daca e cazul) si punerea la dispozitie in timp util daca avem nevoie de ceva.

Partea cea mai faina e ca daca imi vine acum un control de la ANAF, in loc sa stea pe capul meu ii trimit la sediul arhivatorul si au acolo tot. 🙂

Dupa experienta asta le-am spus ca e imposibil ca firmele din Romania sa nu stie de aceste servicii si sa nu le foloseasca. Eu personal am crezut ca aceste servicii se adreseaza doar firmelor mai mari si foarte multi nici nu stiu ca exista aceasta posibilitate.

I-am rugat sa imi scrie cateva randuri despre acest serviciu, informatii care sunt convins ca o sa te ajute si pe tine.

Mesajul de la arhivatorul, pentru cititorii blogului meu:

Atunci când vorbim despre documentele noastre personale, vorbim implicit şi despre îndatorirea de a le păstra în cea mai bună ordine şi în condiţii de siguranţă, dar şi despre bucuria pe care o avem atunci când găsim totul la îndemână şi în perfectă stare. Acelaşi lucru se întâmplă şi în cazul unei companii, pentru care documentele înseamnă justificarea şi susţinerea activităţii profesionale şi comerciale.

În ceea ce priveşte arhivarea registrelor contabile şi a actelor ce au relaţie cu acestea, arhivarea este cuvântul cheie, necesară şi totodată obligatorie. Arhivarea şi păstrarea documentelor fac obiectul Ordinului Ministerului Finanţelor Publice nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016. Acest ordin a venit la pachet şi cu posibilitatea păstrării documentelor în format electronic, dând companiilor libertatea de a alege metoda de arhivare, cu respectarea unor prevederi stricte.

Pe lângă companii mai există și alte tipuri de entități care au obligația păstrării și arhivării corespunzătoare a actelor, după cum urmează:

instituții publice, asociații și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial;
organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil,
societăți/companii naționale,
regii autonome,
instituțiile de cercetare-dezvoltare,
societăți cooperatiste.

Cea mai comună metodă de arhivare este cea pe suport fizic, iar regulile de păstrare a documentelor încep cu gruparea, numerotarea şi şnuruirea dosarelor în care acestea se află. Apoi, este necesar ca gruparea să se realizeze cronologic, pe subiecte de interes. Dosarele astfel organizate trebuie păstrate în spaţii dedicate, care să le protejeze împotriva posibilelor degradări, sustrageri sau distrugeri. De asemenea, este obligatorie consemnarea documentelor într-un registru de evidenţă.

Avantajele arhivării pe suport fizic de către o companie specializată:

eliberează dulapurile, spațiile din birouri și holuri, rezervate pentru stocarea de documente
reduce timpul alocat de angajați pentru căutarea, scanarea, transferul și manipularea de documente
reduce costul resursei umane alocate pentru gestionarea documentelor
asigură un plus de siguranță și securitate documentelor depozitate, ferită de calamități naturale, cu asigurările aferente acestui domeniu

Pe scurt, vă asigură liniștea și confortul că actele companiei sunt în siguranță, iar prin solicitarea trimisă companiei Dvs. specializate de arhivare oricând puteți avea acces la ele.

Arhivarea în format electronic a început să câştige din ce în ce mai mult teren, fiind o alternativă tot mai apreciată de companiile care se focusează pe activitatea lor principală, iar pentru celelalte tipuri de servicii caută partener specializat. Obligaţiile care revin celor care optează pentru această metodă implică punerea documentelor la dispoziţia solicitantului în orice moment, dar şi arhivarea, respectiv indexarea corectă, cu ajutorul unor softuri dedicate. De asemenea, arhivarea electronică necesită şi criptarea datelor şi implementarea unor măsuri de securitate, cât şi realizarea unor back-up-uri recurente şi în suporturi multiple, pentru a elimina orice risc de pierdere a datelor.

Avantajele arhivării digitale:

Nu necesită un spaţiu de depozitare dedicat, contribuind astfel la reducerea costurilor cu chiria;
Contribuie semnificativ la protejarea mediului, reducând considerabil cantitatea de hârtie;
Documentele pot fi localizate cu uşurinţă, la o simplă căutare;
Documentele sunt salvate în mai multe locaţii, eliminând astfel riscul de a fi deteriorate sau pierdute;

Pentru că arhivarea este un subiect obligatoriu pentru fiecare companie, dar şi pentru a ţine pasul cu tendinţele actuale în ceea ce priveşte viteza de prelucrare şi eficienţa de lucru, companiile au la dispoziţie posibilitatea de a apela la o companie specializată în arhivare. Arhivatorul – Depozit de Siguranţă asigură arhivarea corectă şi în deplină siguranţă, cât şi punerea la dispoziţia companiilor, la solicitarea acestora, documentele arhivate. Astfel, documentele pot fi trimise în format scanat în maxim 2 ore de la solicitare, iar în format original în maxim 24 de ore.

In incheiere vreau sa iti spun ca daca ti se pare ca in acest articol i-am promovat pe cei de la arhivatorul.ro sa stii ca ai dreptate. Sunt atat de incantat de faptul ca m-au scapat de o grija si de o gramada de dosare (inutile din punctul meu de vedere) incat vreau sa strig in gura mare sa afle cat mai multi cat de fain e sa lucrezi cu ei. 🙂

Spor la arhivat!

Lorand (care vrea o afacere fara hartii) Soares Szasz

Daca doresti sa afli mai multe despre arhivarea fizica, cea folosit si de mine, intra AICI.

Daca vrei sa afli mai multe despre arhivarea electronica, intra AICI.