Arhivarea documentelor, un lucru la care nu te gandesti foarte mult pana te muti

14.10.2019 | De Lorand Soares Szasz | Consultanta in Afaceri


Acum cateva saptamani ne-am mutat cu sediul firmei. Vreau sa iti spun ca a fost o nebunie. De la un sediu de 550 de mp unde aveau sediul 5 firme, ne-am mutat intr-un sediu de 150 de mp unde are sediul o singura firma.

Cea mai mare provocare a fost sa reusim sa facem curat. Adica sa decidem ce luam si ce donam, vindem sau distrugem. Era evident ca nu poti pune tot ce este intr-un sediu de 550 mp intr-unul de 150. ­čÖé

Tin minte si acum momentul in care am intrat in biroul unde era departamentul de contabilitate. 5 birouri, 2 dulapuri imense si sute de dosare. Ulterior am descoperit ca mai aveam in 3 locuri prin sediu dosare cu acte contabile si alte hartii birocratice pe care suntem obligati prin lege sa le pastram. 

Deja ma gandeam ingrozit cum o sa duc eu toate dosarele astea cu noi si mai ales, unde o sa le pun. ­čÖé

Atunci mi-am amintit de un client care la sfarsitul unui seminar mi-a spus ca a cumparat cursurile mele si ca a inceput sa isi creasca afacerea de arhivare. Si imediat s-au aprins beculetele. ­čÖé┬á

Am scris un mail si am intrebat daca pot sa faca ceva cu dosarele mele. ­čÖé
Eram decis sa scap cumva de ele. ­čÖé

Ca sa scurtez povestea (long story short, cum zic americanii) am trimis peste 300 de dosare la arhivare la firma arhivatorul.ro si am ramas cu putin peste 10 dosare la birou. Facturile din ultimele 2 luni, contracte, hartii pe angajati si cam atat. 

Am ales ca pe langa arhivare sa scanam si cateva documente importante pe care sa le putem accesa pe o platforma on-line pusa la dispozitie de arhivatorul in caz de nevoie. 

Ei se ocupa de arhivarea documentelor, distrugerea lor in siguranta (daca e cazul) si punerea la dispozitie in timp util daca avem nevoie de ceva.

Partea cea mai faina e ca daca imi vine acum un control de la ANAF, in loc sa stea pe capul meu ii trimit la sediul arhivatorul si au acolo tot. ­čÖé┬á

Dupa experienta asta le-am spus ca e imposibil ca firmele din Romania sa nu stie de aceste servicii si sa nu le foloseasca. Eu personal am crezut ca aceste servicii se adreseaza doar firmelor mai mari si foarte multi nici nu stiu ca exista aceasta posibilitate.

I-am rugat sa imi scrie cateva randuri despre acest serviciu, informatii care sunt convins ca o sa te ajute si pe tine. 

Mesajul de la arhivatorul, pentru cititorii blogului meu:

 

Atunci c├ónd vorbim despre documentele noastre personale, vorbim implicit ┼či despre ├«ndatorirea de a le p─âstra ├«n cea mai bun─â ordine ┼či ├«n condi┼úii de siguran┼ú─â, dar ┼či despre bucuria pe care o avem atunci c├ónd g─âsim totul la ├«ndem├ón─â ┼či ├«n perfect─â stare. Acela┼či lucru se ├«nt├ómpl─â ┼či ├«n cazul unei companii, pentru care documentele ├«nseamn─â justificarea ┼či sus┼úinerea activit─â┼úii profesionale ┼či comerciale.

├Än ceea ce prive┼čte arhivarea registrelor contabile ┼či a actelor ce au rela┼úie cu acestea, arhivarea este cuv├óntul cheie, necesar─â ┼či totodat─â obligatorie. Arhivarea ┼či p─âstrarea documentelor fac obiectul Ordinului Ministerului Finan┼úelor Publice nr. 2634/2015, ├«n vigoare de la 1 ianuarie 2016. Acest ordin a venit la pachet ┼či cu posibilitatea p─âstr─ârii documentelor ├«n format electronic, d├ónd companiilor libertatea de a alege metoda de arhivare, cu respectarea unor prevederi stricte.┬á

Pe l├óng─â companii mai exist─â ╚Öi alte tipuri de entit─â╚Ťi care au obliga╚Ťia p─âstr─ârii ╚Öi arhiv─ârii corespunz─âtoare a actelor, dup─â cum urmeaz─â:

  • institu╚Ťii publice, asocia╚Ťii ╚Öi celelalte persoane juridice cu ╚Öi f─âr─â┬áscop patrimonial;
  • organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prev─âzute ├«n legisla┼úia pie┼úei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat ┼či alte entit─â┼úi organizate pe baza Codului civil,
  • societ─â╚Ťi/companii na╚Ťionale,
  • regii autonome,
  • institu╚Ťiile de cercetare-dezvoltare,
  • societ─â╚Ťi cooperatiste.

Cea mai comun─â metod─â de arhivare este cea pe suport fizic, iar regulile de p─âstrare a documentelor ├«ncep cu gruparea, numerotarea ┼či ┼čnuruirea dosarelor ├«n care acestea se afl─â. Apoi, este necesar ca gruparea s─â se realizeze cronologic, pe subiecte de interes. Dosarele astfel organizate trebuie p─âstrate ├«n spa┼úii dedicate, care s─â le protejeze ├«mpotriva posibilelor degrad─âri, sustrageri sau distrugeri. De asemenea, este obligatorie consemnarea documentelor ├«ntr-un registru de eviden┼ú─â.

Avantajele arhiv─ârii pe suport fizic de c─âtre o companie specializat─â:

  • elibereaz─â dulapurile, spat╠Žiile din birouri s╠Ži holuri, rezervate pentru stocarea de documente
  • reduce timpul alocat de angajat╠Ži pentru ca╠ćutarea, scanarea, transferul s╠Ži manipularea de documente┬á
  • reduce costul resursei umane alocate pentru gestionarea documentelor
  • asigur─â un plus de siguran╚Ť─â ╚Öi securitate documentelor depozitate, ferit─â de calamit─â╚Ťi naturale, cu asigur─ârile aferente acestui domeniu

Pe scurt, v─â asigur─â lini╚Ötea ╚Öi confortul c─â actele companiei sunt ├«n siguran╚Ť─â, iar prin solicitarea trimis─â companiei Dvs. specializate de arhivare oric├ónd pute╚Ťi avea acces la ele.

Arhivarea ├«n format electronic a ├«nceput s─â c├ó┼čtige din ce ├«n ce mai mult teren, fiind o alternativ─â tot mai apreciat─â de companiile care se focuseaz─â pe activitatea lor principal─â, iar pentru celelalte tipuri de servicii caut─â partener specializat. Obliga┼úiile care revin celor care opteaz─â pentru aceast─â metod─â implic─â punerea documentelor la dispozi┼úia solicitantului ├«n orice moment, dar ┼či arhivarea, respectiv indexarea corect─â, cu ajutorul unor softuri dedicate. De asemenea, arhivarea electronic─â necesit─â ┼či criptarea datelor ┼či implementarea unor m─âsuri de securitate, c├ót ┼či realizarea unor back-up-uri recurente ┼či ├«n suporturi multiple, pentru a elimina orice risc de pierdere a datelor.

Avantajele arhiv─ârii digitale:

  • Nu necesit─â un spa┼úiu de depozitare dedicat, contribuind astfel la reducerea costurilor cu chiria;
  • Contribuie semnificativ la protejarea mediului, reduc├ónd considerabil cantitatea de h├órtie;
  • Documentele pot fi localizate cu u┼čurin┼ú─â, la o simpl─â c─âutare;
  • Documentele sunt salvate ├«n mai multe loca┼úii, elimin├ónd astfel riscul de a fi deteriorate sau pierdute;

Pentru c─â arhivarea este un subiect obligatoriu pentru fiecare companie, dar ┼či pentru a ┼úine pasul cu tendin┼úele actuale ├«n ceea ce prive┼čte viteza de prelucrare ┼či eficien┼úa de lucru, companiile au la dispozi┼úie posibilitatea de a apela la o companie specializat─â ├«n arhivare. Arhivatorul ÔÇô Depozit de Siguran┼ú─â asigur─â arhivarea corect─â ┼či ├«n deplin─â siguran┼ú─â, c├ót ┼či punerea la dispozi┼úia companiilor, la solicitarea acestora, documentele arhivate. Astfel, documentele pot fi trimise ├«n format scanat ├«n maxim 2 ore de la solicitare, iar ├«n format original ├«n maxim 24 de ore.

In incheiere vreau sa iti spun ca daca ti se pare ca in acest articol i-am promovat pe cei de la arhivatorul.ro sa stii ca ai dreptate. Sunt atat de incantat de faptul ca m-au scapat de o grija si de o gramada de dosare (inutile din punctul meu de vedere) incat vreau sa strig in gura mare sa afle cat mai multi cat de fain e sa lucrezi cu ei. ­čÖé

Spor la arhivat!

Lorand (care vrea o afacere fara hartii) Soares Szasz

Daca doresti sa afli mai multe despre arhivarea fizica, cea folosit si de mine, intra AICI. 

Daca vrei sa afli mai multe despre arhivarea electronica, intra AICI.